Český svaz silového trojboje, z.s. každoročně k 31.12. daného kalendářního roku zpracovává statistiku členské základny na základě podkladů poskytnutých jeho sdruženými subjekty. Veškeré osobní údaje členů jsou shromažďovány pouze pro účely činnosti svazu.
V souvislosti se státními dotacemi poskytovanými prostřednictvím Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy národním neziskovým organizacím s celorepublikovou působností byly stanoveny základní požadavky na vykazování a evidenci členské základny příjemců těchto dotací. Český svaz silového trojboje, z.s., jako příjemce dotace, je mimo jiné povinen na MŠMT předkládat počty svých členů včetně počtu členské základny mládeže (za mládež jsou považováni všichni členové do 18 let). Základem pro zpracování této statistiky ČSST jsou jmenné seznamy členů oddílů a klubů silového trojboje z tělovýchovných jednot sdružených v ČUS, Sokolu, Orlu a subjektů s vlastní právní subjektivitou – např. spolků, jejichž hlavní činností je provozování silového trojboje. Tyto seznamy musí být každoročně aktualizovány vždy k 31.12. daného kalendářního roku.
Vzhledem k výše uvedeným požadavkům MŠMT musí všechny subjekty sdružené v Českém svazu silového trojboje, z.s. (oddíly a kluby z tělovýchovných jednot sdružených v ČUS, Sokolu, Orlu a subjekty s vlastní právní subjektivitou) nahlásit svou členskou základnu prostřednictvím formuláře, který je v elektronické podobě k dispozici na webových stránkách ČSST (ZAKLADNA_ODDIL_20..). Pro úspěšné započtení členské základny je nezbytné do formuláře „ZAKLADNA_ODDIL_20..“ doplnit jmenný seznam členů včetně jejich rodných čísel, dat narození v předepsaném formátu a výši ročních členských příspěvků placených svazu, které činí 200 Kč za dospělého člena nad 19 let a 100 Kč za mládež do 18 let. Úhrada členských příspěvků jednotlivců bude realizována na základě faktury se splatností do 15.2. daného kalendářního roku zaslané v elektronické podobě po obdržení výkazu členské základny sdruženého subjektu. Do formuláře je dále nezbytné vyplnit příslušnost ke sdružení dle číselníku (viz seznam sdružení) a charakteristiku člena. Zde je možné uvádět i více specifikací.
Vyplněný formulář musí být zaslán v elektronické podobě na e-mailovou adresu ČSST cpf@powerlifting.cz nejpozději do 20.1. daného kalendářního roku. Než vyplněný formulář zašlete na výše uvedenou adresu, nahraďte prosím v jeho názvu slovo "ODDIL" názvem vašeho oddílu (např. TJ HORNI DOLNI) a doplňte rok, za který je členská základna vykazována (např. 2016) Název souboru pak bude vypadat takto: ZAKLADNA_TJ HORNI DOLNI_2016. Upozorňujeme, že nahlášením členské základny Českému svazu silového trojboje, z.s. nezaniká oddílům a sportovním klubům povinnost nahlásit svou členskou základnu TJ, která ji dále vykáže své střešní organizaci. Členská základna silového trojboje, z.s. musí být vykazována pod kódem sportovního odvětví „69“, tj - silový trojboj.
Vzhledem k tomu, že stav členské základny Českého svazu silového trojboje, z.s. včetně členské základny mládeže je jedním z hlavních kritérií pro výpočet výše státní dotace, je nezbytné, aby všichni předsedové této záležitosti věnovali mimořádnou pozornost a včas nahlásili členskou základnu svých oddílů a klubů na základě výše uvedených pokynů. Subjekty, které tak neučiní pozbývají nárok na jakoukoli finanční podporu v následujícím roce.
Veškeré výše uvedené pokyny jsou v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů v plném znění. Oddíly a občanská sdružení jsou povinni zajistit souhlas člena spolku ke zpracování osobních údajů v rámci činnosti TJ. Souhlas je prakticky udělen okamžikem, kdy fyzická osoba dobrovolně poskytla osobní údaje, např. formou uvedenou na přihlášce. Pro úplnost připomínáme informační povinnost podle § 11 zákona o ochraně osobních údajů vůči členům o tom, že jejich osobní údaje jsou shromažďovány pouze pro účely činnosti spolku.